Контекст

Система для перевода клиентского документооборота в электронный вид и организации быстрого доступа к архиву документов.

Договоры, акты и сопроводительные документы хранились в разных системах и папках. Это увеличивало время поиска нужного документа, повышало риск потери данных и усложняло согласование сделок с клиентами.

Цель

Спроектировать сервис, который переведёт документы в электронный формат, выстроит понятную структуру хранения и обеспечит быстрый доступ к архиву — без потери контекста и с учётом высокой нагрузки на систему.

О проекте

Процесс

Проанализировал существующие сценарии работы с документами: как клиенты ищут, загружают и согласовывают файлы. Спроектировал структуру хранилища с учётом высокой нагрузки — категории, фильтры и статусы документов, чтобы пользователь мог быстро находить нужный файл без обращения в поддержку.

Разработал новый User Flow на основе трёх этапов исследований: email-опрос текущих пользователей, коридорное тестирование, глубинные интервью. Реализовал авторизацию по SMS, автозаполнение профиля через интеграцию с Dadata, самостоятельную регистрацию для нерезидентов РФ.

Результат

Время на поиск документа сократилось на 25%. Пользователи стали самостоятельно находить нужные файлы без привлечения менеджеров.

Структура хранилища документов

Процесс

Спроектировал флоу приёма, загрузки и обработки входящих документов: статусы («на согласовании», «подписан», «отклонён»), уведомления и понятную навигацию между разделами. Оптимизировал карточку документа так, чтобы ключевая информация — тип, дата, статус — считывалась с первого взгляда.

Онлайн-платформа для бизнеса: через неё компании закупают нефтехимическую продукцию и готовые полимеры.

В каталоге — сотни позиций: компоненты для производства, разные марки полимеров, каучуки, эфиры и другое сырьё.

Платформа не справлялась с ростом пользователей и имела сложный этап регистрации, малоинформативные каталог и карточку товара.

Онлайн-платформа для бизнеса:
через неё компании закупают нефтехимическую продукцию и готовые полимеры.

В каталоге — сотни позиций: компоненты для производства, разные марки полимеров, каучуки, эфиры и другое сырьё.

Платформа не справлялась с ростом пользователей и имела сложный этап регистрации, малоинформативные каталог и карточку товара.

Результат

Скорость обработки документов выросла на 10%.
Индекс удовлетворённости пользователей сервисом увеличился
с 60 до 87 пунктов.

Работа с входящими документами

Процесс

Дополнил десктопную версию адаптивным интерфейсом и профилем пользователя: доступ к истории документов, настройкам уведомлений и статусам с любого устройства. Это было важно, так как часть клиентов согласовывала документы удалённо.

Результат

Сервис стал доступен вне зависимости от устройства, что снизило количество задержек в согласовании документов со стороны клиентов.

Личный кабинет и мобильная версия

Проект был сфокусирован на логике и структуре: важно было выстроить сценарии так, чтобы пользователь мог быстро найти и согласовать документ. Основная сложность заключалась в проектировании интерфейса для высоконагруженного хранилища данных — большого объёма документов разных типов и статусов.

В результате переработки сценариев и структуры хранения 90% документов клиентов были переведены в электронный вид, а метрики скорости и удовлетворённости пользователей ощутимо выросли.

Рефлексия по кейсу

Другие проекты